Ưu Và Nhược Điểm Của Phần Mềm Bán Hàng Online - Offline Trong Kinh Doanh

Với xu hướng hiện nay trong kinh doanh là giảm thiểu công sức mà vẫn thu được lợi nhuận cao thì các phần mềm quản lý bán hàng đã và đang trở thành công cụ đắc lực và không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, nhà bán lẻ hoặc các cửa hàng kinh doanh online lẫn truyền thống.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp cho ra đời phần mềm bán hàng online và cả offline. Với nhiều tính năng đa dạng khiến các chủ cửa hàng phân vân không biết nên chọn phần mềm bán hàng cho hợp lý. Hiểu được vấn đề đó, qua bài viết sau đây mình sẽ chỉ ra một số các ưu và nhược điểm của cả hai phần mềm để bạn có cái nhìn rõ hơn và dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm phù hợp.

>> Để biết thêm thông tin phần mềm quản lý bán hàng là gì?, bạn có thể tham khảo thêm một vài thông tin và có thêm được quyết định nên lựa chọn phần mềm bán hàng online hay offline.

I. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng online và offline?

1. Phần mềm bán hàng online

1.1 Ưu điểm:

• - Tính năng linh hoạt và tiện lợi: 

Các phần mềm quản lý bán hàng online đều chạy được trên trình duyệt web hoặc có thể làm việc bất cứ nơi đâu hoặc thiết bị nào có kết nối Internet. Hiện nay cũng có nhiều app quản lý bán hàng online cập nhật trên cả biên bản Android lẫn IOS.

Chỉ với một cái máy tính hoặc một chiếc điện thoại là các bạn có thể theo dõi, giám sát bất cứ hoạt động bán hàng nào của cửa hàng. 

• - Tính bảo mật: 

Khác với các phần  mềm bán hàng truyền thống, nền tảng công nghệ điện toán đám mây là nền tảng tiên tiến xây dựng phần mềm bán hàng online. Do đó, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ, nếu có hư hỏng trên máy tính cũng không ảnh hưởng gì đến dữ liệu bán hàng của bạn. Dữ liệu sẽ tự động cập nhật tiếp tục khi máy trở lại bình thường.

• - Có nhiều mức giá để lựa chọn, chi phí đầu tư tiết kiệm:
  

Cho  dù là cửa hàng lớn hay nhỏ hoặc hệ thống doanh nghiệp lớn thì chi phí đầu tư vào phần mềm bán hàng online thường không quá cao.

Hiện tại có nhiều bên cung cấp phần mềm hỗ trợ bán hàng online với nhiều mức giá khác nhau. Mỗi nhà cung cấp có nhiều gói khác nhau tùy thuộc vào tính năng và thời gian sử dụng, thường là gói 6 tháng hoặc 1 năm. 

Ví dụ như: Phần mềm quản lý bán hàng online TPos chia thành nhiều gói, thông thường là thanh toán 3 tháng/lần và 12 tháng/lần. Bạn nếu bạn chưa chắc chắn chọn phần mềm này, thì cũng có gói thanh toán 1 tháng /lần và kèm theo phí duy trì dịch vụ là 20.000VND. Ngoài ra, còn có các thiết bị hỗ trợ bán hàng online, bạn có thể mua trả 1 lần hoặc thuê trả cùng đợt với gói cước phần mềm.

Nói chung chỉ cần khoảng 3 triệu đến 5 triệu đống là bạn có thể sở hữu ngay một phần mềm bán hàng online chuyên nghiệp. Nếu dùng ổn thì bạn chỉ cần trả tiền và dùng tiếp hoặc không hợp thì đổi sản phần mềm khác.

• - Các chức năng hỗ trợ quản lý bán hàng online:

Phần mềm cung cấp khá nhiều các chức năng phù hợp với nhiều lĩnh vực và hỗ trợ tối đa cho người sử dụng. 

1.2 Nhược điểm:

• - Phần mềm bị phụ thuộc nhiều vào bên thứ 3 cung cấp dịch vụ. Nếu phần mềm có hư hỏng hoặc trục trặc bạn cần phải có chuyên viên đến tư vấn sửa chữa. Nếu trình duyệt máy chủ bị lỗi sẽ dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu khách hàng cao. Đồng thời trong quá trình bị lỗi mà dữ liệu chưa kịp đồng bộ từ máy chủ thì việc kiểm soát doanh số trong ngày sẽ khó khăn hơn và làm giảm năng suất bán hàng.

• - Nếu không lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ hệ thống quản lý bán hàng uy tín thì dữ liệu của bạn dễ bị đánh cắp.

• - Phần mềm online phụ thuộc nhiều vào mạng Internet, do đó khi có sự cố liên kết mạng sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm và từ đó sẽ làm hoạt động của cửa hàng bị ảnh hưởng gián đoạn.

• - Phải trả phí duy trì hoạt động cho phần mềm bán hàng.

Tóm lại: Phần mềm bán hàng online trên điện thoại hoặc máy tính hoạt động tuy có nhiều nhược điểm nhưng lợi ích và sự tiện lợi của nó đáng kể và thật sự cần thiết đối với các cửa hàng có nhiều chi nhánh hoặc tiện dụng với chủ cửa hàng hay đi công tác xa không thể trực tiếp quản lý cửa hàng qua hình thức quản lý bán hàng từ xa.

Theo mình biết thì một số bên cung cấp phần mềm bán hàng online tốt nhất và được nhiều người tin dùng hiện nay như TPos, Sapo, Nhanh, KiotViet, Haravan,...

>> Để việc kinh doanh online thêm hiệu quả hơn, bạn có thể xem thêm bài viết mình chia sẻ về những kinh nghiệm bán hàng online hiệu quả kiếm nghìn đơn mỗi ngày.

2. Phần mềm bán hàng offline

2.1 Ưu điểm:

• - Không phụ thuộc vào Internet:

Đây là phần mềm bán hàng được cài đặt cố định trực tiếp vào các thiết bị cố định của cửa hàng nên các chức năng quản lý bán hàng vẫn có thể hoạt động dù có kết nối mạng hay không.

Đồng thời, dữ liệu được lưu trong máy nên cũng không sợ bị mất hay đánh cấp do lỗi hệ thống.

• - Bảo mật dữ liệu:

Chủ cửa hàng có thể chủ động về việc sử dụng phần mềm mà phụ thuộc vào bên thứ 3. Dữ liệu, thông tin thuộc quyền sở hữu của bạn.

• - Tính năng:

Có chức năng phù hợp với việc bán hàng. Phần mềm phù hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ với hình thức bán hàng đơn giản.

Thông thường sẽ cung cấp hầu hết các chức năng bán hàng cơ bản như in bill, giảm giá, ghi chép và báo cáo bán hàng hàng ngày,... 

• - Phí phần mềm chỉ trả 1 lần duy nhất:

Đây được coi là khoản phí tối ưu.  Chỉ cần mua một lần dùng lâu dài, dùng càng lâu thì chia theo ngày dùng phần mềm, số tiền sẽ càng giảm.

2.2 Nhược điểm:

• - Không có tính linh động. Do phần mềm này chỉ có thể kết nối với mạng LAN giữa các máy trong cùng hệ thống của cửa hàng nên không thể kiểm soát điều khiển từ xa mà chỉ hoạt động cố định một chỗ mà thôi.
• - Dữ liệu về các hoạt động kinh doanh được lưu trữ trong máy tính của bạn. Thật an toàn… cho đến khi có sự cố: virus, hư hỏng ổ cứng, bị hack,... thì dữ liệu rất khó để lấy lại do không được đồng bộ hóa ở đâu.
• - Phải đầu tư một khoản lớn khi mua phần mềm quản lý bán hàng offline. Một phần mềm bán hàng truyền thống thường có cái giá rất “chát”. Dĩ nhiên ở đây mình không nói các gói phần mềm rẻ hơn bị giới hạn các tính năng. Bên cạnh đó, số tiền phải bỏ ra để nâng cấp, sửa chữa khi gặp sự cố cũng không hề nhỏ. 
• - Sau khi bán phần mềm cho bạn, nếu hết thời hạn bảo hành, một số nhà cung cấp không uy tín sẽ không hỗ trợ bạn khi hệ thống gặp lỗi cần sửa chữa. Điều này sẽ làm việc kinh doanh bị trì trệ, gặp nhiều khó khăn.
• - Không thích ứng được với sự thay đổi mới vì phần mềm. Vì đây là phần mềm được cài đặt cố định trong máy nên sẽ không được cập nhật thường xuyên. Nếu bạn muốn cập nhật các tính năng mới thì phải bỏ ra một khoản chi phí cho việc này.

Tóm lại, theo mình thì phần mềm bán hàng offline sẽ phù hợp với các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ, không cần nhiều tính năng. Và việc quản lý phần mềm offline cũng khó khăn hơn và không hiệu quả bằng cách quản lý bán hàng online.

II. Bạn nghĩ sao nếu sử dụng kết hợp cả phần mềm bán hàng online và offline?

Hiện nay, để khắc phục điểm yếu của cả hai loại phần mềm nên nhiều nhà cung cấp đã phát triển cho ra đời các gói phần mềm quản lý kết hợp các chức năng của cả 2 phần mềm nhằm hỗ trợ bán hàng tốt hơn.

Một số các tính năng nổi trội của phần mềm kết hợp này:

• - Quản lý bán hàng liên tục không sợ bị ngắt quãng. Các chủ cửa hàng luôn mong muốn việc bán hàng trôi chảy, và trong tâm thế sẵn sàng phục vụ khách hàng tốt nhất. Nếu trường hợp bị mất kết nối Internet hoặc mạng không ổn định, thì phần mềm này sẽ tạm thời lưu trữ thông tin bán hàng lên bộ nhớ của máy và tự động đồng bộ khi máy chủ có kết nối mạng ổn định trở lại. Đây là giải pháp tối ưu giúp cho quy trình bán hàng luôn diễn ra liên tục.
• - Tính năng mở rộng cập nhật liên tục để thích nghi với quy trình kinh doanh của cửa hàng. 

Một số phần mềm bán hàng đa kênh theo mình biết có kết hợp cả hai vừa online vừa offline như là:

• - Phần mềm bán hàng thông minh TPos
• - Phần mềm Sapo
• - Phần mềm KiotViet

Mình không khuyên các bạn nên sử dụng phần mềm  nào, vì mỗi bạn sẽ kinh doanh trong một môi trường khác nhau và tính chất kinh doanh khác nhau nên các bạn cứ dùng thử thấy hợp tiếp tục dùng thôi. Vì bây giờ các nhà cung cấp đều có phần mềm quản lý bán hàng online miễn phí dùng thử trong vòng 1 tuần. 

Bài này là tổng hợp các kiến thức mà mình sưu tầm được cũng như trải nghiệm thực tế của bản thân. Qua chia sẻ về so sánh ưu và nhược điểm của phần mềm bán hàng online và offline thì hy vọng giúp các bạn có một cái nhìn tổng quan hơn để lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của các bạn.