12 Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Đắt Giá Bạn Cần Lưu ý

Kinh doanh quán cafe đồ uống luôn là mảnh đất màu mỡ mà rất nhiều người muốn bước chân vào “kiếm lời”. Tuy nhiên, đây lại là 1 trong những lĩnh vực kinh doanh đầy thử thách với sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Nó đòi hỏi sự tận tâm, tầm nhìn xa, tính kiên định, khả năng thích ứng nắm bắt thị trường linh hoạt. Vì chỉ cần định hướng, thực hiện sai lệch một bước cũng có thể khiến việc khởi nghiệp của bạn “xuống dốc không phanh” và phải đóng cửa trong thời gian ngắn. Vậy nếu bạn đang muốn thử sức mình và nhen nhóm ý định làm giàu từ mô hình này, thì đừng nên bỏ qua 12 kinh nghiệm mở quán cafe đắt giá giúp bạn trang bị đầy đủ kiến thức trước khi bắt đầu hành trang khởi nghiệp nhé!

1. Học hỏi kinh nghiệm từ những người kinh doanh quán cafe thành công

Để khởi nghiệp mở quán cafe ngoài sự đam mê và lòng nhiệt huyết bạn cần nghiên cứu sâu về sản phẩm dịch vụ trên thị trường, tìm hiểu kiến thức lắng nghe thật kỹ những chia sẻ kinh nghiệm mở quán cafe thành công của những người đi trước. Bởi một người với nhiều kinh nghiệm thực chiến sẽ giúp bạn tránh khỏi những sai lầm, thất bại trong kinh doanh. Họ có thể phản hồi lại thông tin, đưa ra những đề xuất góp ý và hỗ trợ cho bạn khi bạn gặp vướng mắc.

2. Học cách pha chế

Với mô hình kinh doanh đặc thù này, đồ uống là yếu tố tạo nên sự khác biệt bền vững, yếu tố cốt lõi làm nên sự thành công. Vậy với một người chủ đầu tư và vận hành việc học kỹ năng pha chế là điều rất cần thiết. Bởi khi học pha chế một cách bài bản bạn sẽ được cung cấp các công thức chuẩn xác để tạo ra những thức uống, cafe chuẩn vị, hình thức hấp dẫn. Trong trường hợp cần thuê nhân viên pha chế, bạn vẫn đủ kiến thức để đánh giá chất lượng đồ uống một cách khách quan nhất. Không những thế tại các trung tâm đào tạo chuyên nghiệp như: Tam Long Group, Epicure Coffee Solutions, học viện Jarvis. Ngoài các công thức về pha chế bạn còn được tiếp cận với những tài liệu kiến thức nền tảng cơ bản giúp bạn có thêm hiểu biết về cách mở quán cafe hiệu quả như: vận hành setup quán cafe, quản lý nhân sự, xây dựng mô hình kinh doanh hệ thống, tư vấn menu miễn phí. 

3. Học cách quản lý vận hành

Có thể nói, vận hành quán cafe là vấn đề khiến nhiều người đau đầu vì có quá nhiều công việc cũng như không biết sắp xếp như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt nếu vận hành sai cách sẽ dễ khiến quán cafe phải đóng cửa chỉ sau 3- 6 tháng đi vào hoạt động. Vậy để đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh cũng như quy định công việc cho từng nhân viên liên quan đều cần có người quản lý chịu trách nhiệm điều hành – phân công – hướng dẫn – giám sát toàn bộ hoạt động của quán. Các kỹ năng cần trang bị như: 

• Quản lý nhân sự: Phân bổ công việc hợp lý với năng lực của từng nhân viên, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với tinh thần trách nhiệm nhiệt huyết gắn kết.

• Quản lý hàng hóa xuất - nhập - tồn kho: Kiểm soát được số lượng hàng hóa trong kho, kịp thời lên kế hoạch nhập hàng khi chạm định mức, cân đối số lượng nguyên vật liệu phục vụ pha chế, tránh tình trạng thừa - thiếu trong thời gian dài.

• Quản lý dòng tiền: Theo dõi thống kê chi tiết toàn bộ các khoản tiền thu - chi, lợi nhuận, thua lỗ, thuế, chi phí phát sinh sau mỗi ngày, mỗi tháng hoặc mỗi quý.

• Quản trị mối quan hệ nhà cung ứng: Duy trì mối quan hệ gần gũi lâu dài với nhà cung ứng là nền tảng quan trọng giúp bạn nhận được nguồn hàng chất lượng với giá thành tốt, nhiều chương trình khuyến mãi, quá trình vận chuyển nhanh chóng.

4. Định hướng mục tiêu kinh doanh quán cafe

Đây là bước vô cùng quan trọng vì nó là kim chỉ nang xuyên suốt cho tất cả những hoạt động về sau nhằm thực hiện hóa mục tiêu kinh doanh quán cafe ở bước này:

• Xác định quy mô ban đầu: Những số liệu cần nắm như diện tích, không gian sức chứa, công suất phục vụ/ 1 ngày, các dịch vụ đi kèm

• Chỉ tiêu về doanh số: Ở đây bạn nên chia thành các giai đoạn khởi đầu và tồn tại - phát triển - trưởng thành - suy thoái để thiết lập khả năng thực hiện, hoàn thành. Những vấn đề cần xác định chỉ tiêu doanh số ngay từ đầu bao gồm: Tổng số vốn cần đầu tư, chi phí duy trì hoạt động ban đầu, thời gian thu hồi vốn, doanh số bán hàng theo tháng, mức lợi nhuận - thua lỗ có thể chấp nhận được.

5. Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng

Phân tích chi tiết xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng là cách tốt nhất để có thể lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê của riêng bạn một cách khả thi. Để thực hiện tốt điều này bạn cần chú ý đến 2 nội dung chính là:

Thị trường - đối thủ cạnh tranh: Tham khảo học hỏi kinh nghiệm mở quán cafe của những người đi trước, tìm hiểu được những lý do tại sao họ thành công - thất bại từ đó rút ra bài học kinh nghiệm tránh lặp lại những sai lầm với quán cafe của mình.

Vẽ chi tiết chân dung khách hàng mục tiêu: Tệp khách hàng mà bạn muốn hướng đến chủ yếu ở độ tuổi nào, họ là ai, họ đến trong khung giờ cao điểm nào, đến quán vì điều gì, không gian thức uống, nhu cầu giải trí, hay làm việc…Từ những câu trả lời ấy bạn có thể định hướng được sản phẩm dịch vụ của quán cafe để làm hài lòng thu hút khách hàng.

Gợi ý các bước bạn có thể làm để nghiên cứu thị trường:

• Đến những quán cafe đông khách để nghiên cứu không gian thiết kế, thưởng thức đồ uống, đánh giá chất lượng phục vụ, tìm những nét nổi bật, khác biệt.

• Tham khảo giá những mô hình quán cafe hoạt động tương đồng nhau, từ đó định giá đồ uống trong quán của mình

• Nghiên cứu menu quán, quan sát xem khách hàng thường đến vào thời gian nào? loại thức uống được ưa chuộng nhất và xem xét có nên đưa vào menu quán mình không?

• Gom nhặt những lỗi còn thiếu sót điểm yếu của đối thủ để tránh mắc phải trong quá trình hoạt động kinh doanh

6. Lên kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh

Sau khi xác định và tìm hiểu kỹ lưỡng về thị trường cũng như đối tượng khách hàng mục tiêu việc tiếp theo bạn cần làm là xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cà phê phù hợp cho riêng mình. Bạn muốn quán cafe của mình theo phong cách nào? Khách hàng bạn hướng đến là ai? Bạn dự định sẽ phục vụ tại chỗ hay theo hình thức mang về? Trên cơ sở đó, bạn sẽ lên ý tưởng về khu vực địa điểm diện tích mặt bằng, phong cách thiết kế cũng như cách thức vận hành. Ý tưởng càng chi tiết, kế hoạch càng cụ thể thì việc bắt tay vào kinh doanh quán cafe sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn.

7. Lựa chọn địa điểm kinh doanh lý tưởng

Địa điểm kinh doanh là yếu tố quan trọng quyết định 30 - 35% sự thành bại trong dự án kinh doanh cafe. Thông thường, các khu vực vàng với vị trí mặt bằng đẹp tốt cho việc mở quán cafe là tại các khu đông dân cư, trung tâm thương mại, hạn chế trong hẻm hoặc khu vực đường một chiều, ngập nước hay khó đi lại. Bởi ở đây có lượng khách ổn định, diện tích không gian đủ rộng, giao thông thuận tiện, khách hàng dễ dàng tìm kiếm và nhìn thấy. 

Với những quán cafe nhỏ, quán cóc hãy chú ý đến địa điểm có view sống ảo gần khu vực sầm uất, đường quốc lộ ngã ba ngã tư, phố đi bộ…

Ngoài ra, để tránh trường hợp bị đòi lại mặt bằng hay nâng giá cao trong thời gian vừa mới bắt đầu kinh doanh, tốt nhất bạn cần tìm hiểu kỹ càng những điều khoản bên trong hợp đồng thuê mặt bằng, hoặc nếu với chi phí cao phải chi trả trong thời gian dài 6 tháng - 1 năm bạn nên tham khảo ý kiến luật sư trước khi ký hợp đồng.

Theo khảo sát kinh nghiệm mở quán cafe thực tế trên thị trường: Trung bình kinh phí thuê mặt bằng quán cà phê sẽ từ 10.000.000 - 100.000.000 triệu/ 1 tháng chiếm khoảng 30% tổng số vốn đầu tư.

8. Hoàn tất thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh quán cafe

Để quán cà phê chính thức đi vào hoạt động, dù là với hình thức mở quán cafe nhỏ (cafe sách, cafe cóc, cafe vỉa hè) hay trong trường hợp quy mô lớn theo chuỗi, nhượng quyền. Thì để tránh những vấn đề rắc rối phát sinh về sau bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh với chính quyền địa phương, chuẩn bị các loại giấy tờ để được cấp chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Bên cạnh đó, quán cà phê của bạn cũng cần có kế hoạch để thực hiện nộp các loại thuế cho doanh nghiệp như thế môn bài, giá trị gia tăng. 

9. Lập kế hoạch tài chính trong kinh doanh quán cà phê

Vốn là yếu tố quan trọng không thể thiếu khi kinh doanh quán cafe. Bản kế hoạch nội dung tài chính của quán cần được tính toán kỹ lưỡng dựa trên các yếu tố nguồn vốn, chi phí đầu tư, doanh thu lợi nhuận, khả năng chịu lỗ…

• Cơ cấu nguồn vốn: % vốn sở hữu - % số vốn vay, vốn thực góp từ các nguồn khác và % cổ phần nếu có?

• Dự tính chi phí mở quán: Chi phí thuê mặt bằng, chi phí sửa chữa và thiết kế nội thất, không gian, chi phí mua sắm trang thiết bị, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí marketing,...

• Khoản dư tiền mặt: Chi phí dự trữ đảm bảo duy trì/ chịu lỗ trong thời gian đầu mở quán và các khoản phát sinh ngoài dự kiến

• Chi tiết doanh thu dự kiến, thời gian có thể chịu lỗ, điểm hòa vốn.

10. Thiết kế trang trí không gian, menu quán cafe

Không gian quán cafe là một trong những yếu tố quan trọng giúp thu hút khách hàng. Ngày nay có rất nhiều kiểu mở quán cafe phong cách thiết kế khác nhau như Vintage, Scandinavian, Industrial, Modern, Sân vườn…Mỗi nhóm đối tượng khách hàng đều có những sở thích, nhu cầu khác nhau. Do đó từ cách lựa chọn kích thước và sắp xếp bàn ghế như thế nào để thuận tiện cho khách hàng cho đến cách trang trí tường, lựa chọn nội thất đèn, màu sắc ánh sáng,… đều cần chú ý và được cân nhắc kỹ lưỡng.

Để thực hiện tốt điều này, bạn có thể tham khảo ý kiến góp ý của bạn bè người thân từ đó tổng hợp lên ý tưởng, setup quán cho riêng mình. Hoặc có thể nhờ tới sự trợ giúp của những đơn vị thiết kế chuyên nghiệp. Thông thường chi phí thiết kế quán cafe diện tích 50 - 100m2 sẽ rơi vào khoảng 5 - 10 triệu đồng.

Thực đơn (menu) quán cà phê là sự đầu tư cả về thẩm mỹ nghệ thuật và chất xám. Menu không đơn giản chỉ là nơi cung cấp thông tin về thức uống mà còn là bộ mặt thương hiệu. Để thiết kế được một menu quán cafe đẹp mắt làm nổi bật phong cách cũng như tạo ấn tượng với khách hàng bạn lưu ý đến các yếu tố như bố cục màu sắc, form chữ, cách sắp xếp mức giá loại đồ uống, hình ảnh thức uống, mô tả sản phẩm…

Các công cụ thiết kế hình ảnh chuyên nghiệp có thể sử dụng để thiết kế menu như: Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe Indesign, CorelDraw hoặc trang Website thiết kế trực tuyến Canva. Ngoài ra để đảm bảo tính thẩm mỹ và khả năng ứng dụng cao, sau khi thiết kế bản mềm bạn nên gửi cho bạn bè người thân, những người có kinh nghiệm mở quán cafe để được góp ý và chỉnh sửa hoàn thiện.

11. Tuyển dụng đào tạo nhân viên

Trên thực tế, công việc tuyển dụng nhân sự cho quán cafe chưa bao giờ là dễ dàng. Với tư cách là 1 người chủ của quán cafe, bạn sẽ phải đối mặt với 2 vấn đề lớn: 

1. Không tuyển dụng được nhân viên theo yêu cầu

2. Nhân viên bỏ việc sau khi làm thực tế 1-2 tháng.

Làm thế nào để tuyển dụng được nhân viên ưng ý, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mong muốn của khách hàng. Muốn vậy, chủ quán cafe phải lập sẵn cho mình kế hoạch tuyển dụng nhân sự tốt nhất có thể.

1. Vị trí cần tuyển dụng: nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý, bảo vệ.

2. Mục đích tuyển dụng của quán cafe: Phục vụ khách hàng, pha chế hay bảo vệ.

3. Mô tả công việc của vị trí cần tuyển dụng: Mỗi vị trí công việc sẽ có yêu cầu riêng về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và những việc phải làm.

4. Quy trình tuyển dụng: Phỏng vấn, thử việc, làm chính thức

Một số nguyên tắc quy chuẩn chung về dịch vụ khách hàng mà nhân viên cần trang bị nhằm nâng cao hình ảnh cửa hàng là:

1. Lời nói chào hỏi khách hàng khi bước vào quán

2. Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho khách hàng

3. Tư vấn giới thiệu đồ uống, quy cách phục vụ

4. Sẵn sàng giải đáp thắc mắc khách hàng

5. Tham khảo tiếp thu những ý kiến của khách hàng về ưu điểm - nhược điểm của quán

Theo khảo sát kinh nghiệm mở quán cafe bình dân, cao cấp hiện nay. Trung bình chi phí thuê nhân viên phục vụ fulltime sẽ dao động ở mức 4.000.000 - 6.000.000 triệu đồng/ 1 tháng và từ 12 - 18k/ giờ cho các bạn part time. Do đó tùy vào mô hình quán cafe và tình hình kinh doanh của quán hiện tại bạn nên cân nhắc số lượng nhân viên vừa đủ, đảm bảo đáp ứng hiệu quả hoạt động quán.

12. Chiến lược marketing cho quán cafe

Lập kế hoạch marketing, đẩy mạnh quảng bá thương hiệu là điều cần thiết cho việc mở quán cafe. Khách hàng tiềm năng mà bạn hướng đến sẽ tìm thấy được những thông tin cơ bản về quán cafe thông qua việc quảng cáo.

Ngoài việc tạo các chương trình khuyến mãi, khuyến khích check in, tương tác, review trên mạng xã hội để nhận quà, miễn phí nước uống vào những ngày đầu khai trương nhằm tạo sự ấn tượng, thu hút khách hàng. Bạn nên sử dụng kết hợp các phương tiện truyền thông mạng xã hội như: Facebook, Instagram, Google map, Now… để chia sẻ tin tức, hình ảnh và thông tin, truyền tải được thông điệp của quán. Xây dựng Website chuyên nghiệp đồng bộ hình ảnh nhận diện thương hiệu bao gồm những thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ, địa chỉ, số điện thoại, giờ giấc hoạt động và thực đơn của quán.

Tóm lại, để kinh doanh quán cafe thành công luôn là bài toán khó đòi hỏi rất nhiều kiến thức thức và kinh nghiệm mở quán cafe . Hy vọng với những chia sẻ hữu ích mà DongNaiQueToi mang lại sẽ giúp bạn chuẩn bị tâm lý vững vàng để đối mặt với những khó khăn, thử thách sắp tới.

>>Bạn có thể tham khảo thêm mô hình kinh doanh quán cafe kết hợp đang hot trên thị trường hiện nay để có được sự lựa chọn chính xác mang lại doanh thu khủng!